วิธีสร้างฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form

ในบทความนี้ผมจะมาสาธิตวิธีการสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ เพื่อใช้สำหรับการเปิดรับลงทะเบียนออนไลน์ ซึ่งความพิเศษของ Google Form นั้น นอกจากใช้เป็นฟอร์มที่รับข้อมูลแล้ว เรายังสามารถตั้งค่าการตอบกลับได้ โดยสามารถกำหนดจำนวนการตอบกลับไว้ไม่เกิน 50 คน หรือหากต้องการกำหนดวันที่ปิดรับข้อมูลบนกูเกิ้ลฟอร์มก็สามารถทำได้เช่นกัน

สำหรับใครที่ยังไม่เคยใช้งาน Google Form ผมขอแนะนำให้กลับไปอ่านบทความ รู้จักกับ Google Form และ วิธีสร้างแบบสอบถามออนไลน์ กันก่อนเลยคับ เพราะจะทำให้เราเข้าใจถึงวิธีการใช้งานกูเกิ้ลฟอร์มได้ดียิ่งขึ้น

ดังนั้นในบทความนี้ผมจะมาสาธิตวิธีการสร้างฟอร์มออนไลน์ด้วย Google Form  และนำมาปรับประยุกต์ใช้สำหรับการสร้างฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ รวมไปถึงการใช้งาน Add-on(ส่วนเสริม) ที่มีชื่อว่า “formLimiter” ในการกำหนดจำนวนผู้ตอบกลับ หรือกำหนดวันที่ปิดรับลงทะเบียนฟอร์มออนไลน์

 วิธีการสร้างฟอร์มนั้นผู้ใช้งานจะต้องมีบัญชีของ Google กันก่อนนะคับ สำหรับท่านไหนที่มีบัญชีของ Google แล้ว เรามาเริ่มสร้างฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ด้วยกูเกิ้ลฟอร์มกันเลยดีกว่า ด้วย 4 ขั้นตอนง่ายๆ

1. สร้างฟอร์มเก็บข้อมูล เช่น ตำนำหน้านาม, ชื่อ, นามสกุล, เพศ, อีเมล์, เบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น
2. ติดตั้งส่วนเสริม “formLimiter” เพื่อกำหนดจำนวนผู้ตอบกลับ
3. แชร์ฟอร์มเพื่อเผยแพร่
4. ดูผลการตอบกลับ

ขั้นตอนที่หนึ่ง สร้างฟอร์มเก็บข้อมูล

• เข้าไปที่เว็บไซต์ https://goo.gl/hTn9FK (หรือพิมพ์ค้นหาใน Google ว่า “Google Form“)
• คลิกที่  “Google ฟอร์ม“

• จากนั้นคลิกที่ปุ่มวงกลมสีแดง เพื่อเริ่มสร้างฟอร์มใหม่

• หลังจากเข้าสู่หน้าต่างแก้ไขฟอร์ม ให้ตั้งชื่อฟอร์มพร้อมคำอธิบาย เช่น
  • ลงทะเบียนเข้าร่วมงานสัมนาวิชาการ ครั้งที่ 1 (ชื่อฟอร์ม)
  • วันที่ 24 ตุลาคม 2559 เวลา 8.30 – 16.30 ณ อาคารเฉลิมพระเกียรติ  มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลล้านนา จังหวัดเชียงใหม่ (คำอธิบาย)

หลังจากพิมพ์ชื่อฟอร์มและคำอธิบายฟอร์มเรียบร้อยแล้ว ต่อไปเป็นการสร้างรายการสำหรับเก็บข้อมูลผู้ลงทะเบียน ในตัวอย่างที่ผมได้สร้างไว้จะใช้รายการสำหรับเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันออกไปไป เช่น

• คำนำหน้านาม (รายการแบบ : เลื่อนลง)
• ชื่อ (รายการแบบ : คำตอบสั้นๆ)
• นามสกุล (รายการแบบ : คำตอบสั้นๆ)
• เพศ (รายการแบบ : ตัวเลือก)
• อีเมล์ (รายการแบบ : คำตอบสั้นๆ)
• เบอร์โทรศัพท์ (รายการแบบ : คำตอบสั้นๆ)

• ในตัวอย่างรูปภาพด้านล่าง เป็นการเก็บข้อมูล “คำนำหน้านาม”
  1. ใช้รายการที่มีชื่อว่า “เลื่อนลง” เป็นเครื่องมือในเก็บข้อมูลคำนำหน้านาม โดยจะเป็นในลักษณะของ Dropdown list เลื่อนลงมาให้เลือก
  2. กรอกหัวข้อคำถามเพื่อให้ผู้กรอกทราบ เช่น “คำนำหน้านาม“
  3. สร้างตัวเลือกคำถาม เช่น นาย, นางสาว, นาง
  4. เป็นการกำหนดหัวข้อคำถาม คำถามนั้นๆ จำเป็นต้องตอบหรือไม่

• หลังจากสร้างรายการสำหรับเก็บข้อมูล “คำนำหน้านาม” รายการแรกเสร็จแล้ว เราลองมาดูตัวอย่างหน้าตาฟอร์มของเรากันก่อนดีกว่า โดยคลิกที่รูป “ดวงตา” มุมขวาบน เพื่อดูตัวอย่างหน้าฟอร์ม

• ในตัวอย่างของฟอร์ม เราจะสังเกตุเห็น
  1. ข้อความที่ปรากฏจากชื่อฟอร์มและคำอธิบายฟอร์ม แสดงอยู่ด้านบนสุดของฟอร์ม
  2. รายการที่สำหรับเก็บข้อมูล “คำนำหน้านาม” ที่ได้สร้างขึ้นจากขั้นตอนก่อนหน้านี้

• จากนั้นให้ย้อนกลับไปยังหน้าแก้ไขฟอร์ม สร้างรายการสำหรับเก็บข้อมูลต่างๆ ที่ยังไม่ได้สร้างขึ้น เช่น ชื่อ, นามสกุล, เพศ, อีเมล์, เบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น
• โดยการสร้างรายการใหม่ ให้คลิกที่รูปเครื่องหมายบวกด้านขวามือ

• เมื่อได้รายการใหม่ขึ้นมาแล้ว ให้พิมพ์หัวข้อคำถามถัดไปได้เลย เช่น ชื่อ
  • โดยเลือกรายการเป็นแบบ  “คำตอบสั้นๆ“
  • หากต้องการตั้งค่าเพิ่มเติม เช่น ใส่คำอธิบายหัวข้อคำถาม ให้คลิกที่รูป “ตั้งค่า” มุมขวาด้านล่าง และเลือกที่ “คำอธิบาย“

• จะมีช่องคำอธิบายปรากฏขึ้นมา จากนั้นกรอกคำอธิบายคำถามลงไป เช่น กรุณากรอกชื่อเป็นภาษาไทย

• ต่อไปเป็นการสร้างรายการที่เหลือ เช่น
  • นามสกุล (เลือกรายการแบบ : คำตอบสั้นๆ)
  • เพศ (เลือกรายการแบบ : ตัวเลือก)
  • อีเมล์ (เลือกรายการแบบ : คำตอบสั้นๆ)
  • เบอร์โทรศัพท์ (เลือกรายการแบบ : คำตอบสั้นๆ)

หลังจากเพิ่มรายการสำหรับเก็บข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เราสามารถคลิกดูตัวอย่างฟอร์มได้เลย โดยคลิกที่รูป”ดวงตา” หากใครต้องการปรับแต่งฟอร์มเช่นการเปลี่ยนสี การใส่รูปภาพไว้ด้านบนฟอร์ม สามารถคลิกที่รูป “จานสี” ได้เลยคับ

ขั้นตอนที่สอง ติดตั้งส่วนเสริม “formLimiter“

หลังจากที่เราได้สร้างรายการจัดเก็บข้อมูลรูปแบบต่างๆ ของผู้ลงทะเบียนเสร็จสิ้นเรียบร้อยแล้ว ในขั้นตอนนี้จะเป็นการติดตั้งส่วนเสริม สำหรับกำหนดจำนวนผู้ลงทะเบียน หรือผู้ที่เข้ามาตอบแบบฟอร์ม โดยใช้ส่วนเสริมที่มีชื่อว่า “formLimiter”

• ส่วนการติดตั้งส่วนเสริมนั้น ให้คลิกที่รูป “จิ๊กซอว์” -> “formLimiter“

• คลิกที่ “Set limit” เพื่อตั้งค่า

• การตั้งสามารถตั้งค่าได้ 2 แบบ
  • date and time = กำหนดวันที่ปิดฟอร์ม
  • max number of form responses = กำหนดจำนวนผู้ตอบกลับ

• ในตัวอย่างรูปภาพด้านล่างเป็นการเลือกแบบ “max number of form responses”
  • ในช่องของ when number of responses…  กรอกตัวเลขจำนวนผู้ตอบกลับ เช่น 30 คน หากเมื่อครบ 30 คนแล้ว แบบฟอร์มจะปิดรับข้อมูลทันที
  • ในช่องของ Message where submissions… กรอกข้อความที่จะปรากฏหลังจากฟอร์มปิดรับข้อมูล เพื่อแจ้งให้กับผู้ลงทะเบียนได้ทราบ
• หลังจากตั้งค่าเสร็จสิ้น คลิกที่ “Save and enable” เพื่อบันทึกการตั้งค่าและเปิดใช้งาน formLimiter

ขั้นตอนที่สาม เผยแพร่ฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์

หลังจากตั้งค่า formLimiter ในการกำหนดจำนวนผู้ลงทะเบียนเรียบร้อยแล้ว ในขั้นตอนนี้จะเป็นการเผยแพร่ฟอร์มออนไลน์ไปยังผู้ที่ต้องการลงทะเบียน ผ่าน URL หรือ ลิงค์

• คลิกที่ “ส่ง” เพื่อเริ่มส่งฟอร์มเผยแพร่ให้กับผู้ที่ต้องการลงทะเบียน

• การส่งฟอร์มสามารถส่งได้ 3 รูปแบบ 1.ส่งผ่านอีเมล์ 2.ส่งลิงค์ 3.ฝังหน้าเว็บ
  1. ในตัวอย่างรูปภาพด้านล่าง เลือกรูปแบบในการส่งคือ “ส่งลิงค์” โดยคลิกที่รูปโซ่
  2. ย่อ URL ให้สั้นลงโดยคลิกที่ “ตัด URL ให้สั้นลง“
  3. คัดลอก(Copy) URL ที่ได้มา จากนั้นเผยแพร่ส่งลิงค์ ให้กับผู้ที่ต้องการลงทะเบียนได้เลย โดยผ่านทาง Website, Facebook, Line, E-mail เป็นต้น

• หลังจากผู้ที่ต้องการลงทะเบียน ได้รับลิงค์ที่เราส่งไปให้แล้ว ก็จะปรากฏหน้าต่างฟอร์มกรอกข้อมูลที่เราได้สร้างขึ้นเพื่อรับข้อมูลจากผู้ลงทะเบียน

ดูผลการตอบกลับ

เราสามารถดูผลการตอบกลับได้แบบ Real-time ข้อมูลผลการตอบกลับก็จะแสดงจำนวนผู้ลงทะเบียนขึ้นมาทันที

• หากต้องการดูผลการตอบกลับให้คลิกที่แท็บ “การตอบกลับ“
• ข้อมูลจะถูกแสดงขึ้นมาทั้งรูปแบบ ตัวอักษร และกราฟต่างๆ

• ในกรณีที่ต้องการ Download ผลการตอบกลับออกมาเป็นไฟล์ Excel ให้เราคลิกที่ ไอคอนสีเขียว

• เลือก “สร้างสเปรดชีตใหม่” และกดคลิก “สร้าง” ในขั้นตอนนี้เป็นการสร้าง สเปรดชีต ของ Google ขึ้นมา (เรียกอีกอย่างหนึ่งคือ Excel เวอร์ชั่นของ Google นั้นเอง)

• จากนั้นเราจะได้แท็บหน้าเว็บใหม่ขึ้นมา สำหรับสเปรดชีต ของ Google โดยเฉพาะ ในตารางจะมีข้อมูลของผู้ที่ลงทะเบียนอยู่ โดยแยกข้อมูลแต่ละส่วนออกเป็นคอลัมน์อย่างชัดเจน
• หากเราต้องการ Download ข้อมูลออกมาเป็นไฟล์ Excel ให้คลิกไปที่ “ไฟล์” -> “ดาวน์โหลดเป็น” -> “Microsoft Excel (.xlsx)“

เพียงไม่กี่ขั้นตอน เราก็สามารถสร้างฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ด้วย Google Form ได้ด้วยตัวเอง หากเพื่อนๆ คนไหนคิดว่าบทความเรื่องนี้เป็นประโยนช์ ก็สามารถกดปุ่ม Share.. ได้เลยนะคับ

• Facebook
• Line

แสดงความคิดเห็น

ความเห็นทั้งหมด