วิธีลบข้อมูลซ้ำอย่างรวดเร็วภายใน Excel
การแก้ปัญหาของข้อมูลซ้ำกันที่มีอยู่ใน Excel หลายๆท่านคงจะเจอปัญหาเหล่านี้และอาจจะคิดว่าปัญหาเหล่านี้เป็นเรื่องใหญ่ซะแล้ว แต่ความจริงแล้ว Microsoft Excel มีเครื่องมือหนึ่ง ที่ชื่อว่า “Remove Duplicates” ที่จะช่วยให้เราสามารถลบข้อมูลที่ซ้ำกันภายในเซลล์ออก จนเหลือเพียงข้อมูลเดียวเท่านั้น
ดังนั้นในบทความนี้ผมจะมาสอนวิธีการลบข้อมูลซ้ำๆ อยู่มีอยู่ใน Excel ให้หายเกลี้ยงภายในพริบตาเดียวด้วยเครื่องมือที่มีชื่อว่า “Remove Duplicates” ส่วนวิธีการใช้งานใช้งานเครื่องมือนั้นไม่ยุ่งยากเลย เพียงแค่เราเลือกช่วงข้อมูลที่มีการซ้ำกัน และคลิกที่เครื่องมือลบข้อมูลซ้ำ และหลังจากนั้นข้อมูลที่ซ้ำกันก็จะหายไปในพริบตา…เอาหละเพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเราลองมาดูวิธีทำกันเลยดีกว่า
วิธีลบข้อมูลที่ซ้ำกันใน Microsoft Excel
- ยกตัวอย่างดังภาพด้านล่าง จะเห็นได้ว่ามีข้อมูลที่ซ้ำกัน(สีส้ม)อยู่ภายในตาราง ไม่ว่าข้อมูลเหล่านั้นจะเป็นตัวอักษร หรือตัวเลข เครื่องมือ “Remove Duplicates” ก็สามารถลบค่าที่ซ้ำกันออกได้
- ขั้นตอนต่อไปให้เราเลือกช่วงข้อมูลทั้งหมดบนคอลัมน์นั้นๆ ที่มีค่าข้อมูลซ้ำกัน (ดังตัวอย่าง คลิกเลือกช่วงคอลัมน์ที่ I7 ถึง I15 ซึ่งเป็นช่วงข้อมูลที่เป็นข้อความ) หลังจากที่เลือกช่วงข้อมูลแล้ว ต่อไปให้เราคลิกที่แท็บ DATA จากนั้นคลิกที่เครื่องมือ “Remove Duplicates”
- จะปรากฏหน้าต่างแจ้งเตือนขั้นมา ขั้นตอนต่อให้เราคลิกที่ “Continue with the current selection” เพื่อดำเนินการต่อไป
- ในส่วนของคอลัมน์ จะปรากฏ Column I หรือคอลัมน์ที่เราเลือกได้เลือกเอาไว้ หากใครที่เลือกมากกว่า 1 คอลัมน์ก็จะปรากฏคอลัมน์อื่นๆ เพิ่มขึ้นมา ขั้นตอนสุดท้ายให้เราคลิกที่ “OK“
- หลังจากนั้นช่วงข้อมูลที่เราได้เลือกไว้ ข้อมูลที่ซ้ำกันจะถูกลบออกไปทั้งหมดจนเหลือเพียงข้อมูลเดียวเท่านั้น ในหน้าต่างแจ้งเตือนที่ปรากฏจะแสดงให้เราทราบว่า ได้ลบข้อมูลที่ซ้ำกันออกไปทั้งหมดจำนวนเท่าไหร่ และเหลือข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันภายในคอลัมน์เหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่
เพียงเท่านี้ข้อมูลต่างๆ ที่มีค่าซ้ำกันก็จะถูกลบออกอย่างรวดเร็วด้วยเครื่องมือที่ทาง Microsoft Excel มีให้เราได้ใช้งานกันได้อย่างง่ายๆ ด้วยเครื่องมือที่มีชื่อว่า “Remove Duplicates”