วิธีใช้งาน Google Drive ผ่านเว็บบราวเซอร์

ใช้ “Google Drive” ได้ทุกที่และทุกเวลา

Google Drive เป็นอีกหนึ่งในบริการของ Google ที่จะทำให้ผู้ใช้งานสัมผัสประสบการณ์ใหม่ในการฝากไฟล์ไว้บน  Cloud storage ของ Google ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนของโลกใบนี้ ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์การเชื่อมต่อแบบไหน Mac/Pc Android iPhone Ipad  ดังนั้น Google Drive สามารถเข้าถึงการใช้งานของทุกอุปกรณ์ทุกแบบเลยก็ว่าได้ และหากใครที่ยังไม่รู้ว่า Google Drive คืออะไร ? ผมขอแนะนำให้ย้อนกลับไปอ่านบทความก่อนหน้านี้ ได้ที่ รู้จักกับ Google Drive

ในบทความนี้ผมจะมาสาธิตวิธีการใช้งาน Google Drive ผ่านเว็บบราวเซอร์ และสาธิตวืธีการสร้างโฟรเดอร์สำหรับจัดเก็บไฟล์ อัพโหลดไฟล์ขึ้นสู่ Cloud storage ของ Google การแชร์ไฟล์ร่วมกับผู้ใช้งานคนอื่น และการจัดการสิทธิ์ในการใช้งานร่วมกัน

วิธีเข้าใช้งานโดยผ่านเว็บบราวเซอร์

• ให้เราเข้าไปที่ URL : https://drive.google.com/
• ทำการ Log in ด้วยบัญชี Google 

• เมื่อเราเข้าสู่หน้าหลัก Google Drive จะพบกับหน้าตาที่เรียบง่าย ซึ่งผมจะอธิบายโครงสร้างออกเป็นส่วนๆ ดังนี้

• ส่วนที่ 1  เป็นส่วนของการจัดการไฟล์ : เราสามารถดูไฟล์ในส่วนต่างๆได้  สร้าง Folder สำหรับเก็บไฟล์หรืออัพโหลดไฟล์ขึ้นไว้บน  Google Drive  สามารถจัดได้การที่แทบเมนูด้านซ้ายมือ

• ส่วนที่ 2  เป็นส่วนของหน้าต่างแสดงไฟล์ : เมื่อเราอัพโหลดไฟล์ไว้บน Google Drive ไฟล์เหล่านั้นจะปรากฏในส่วนของหน้าต่างแสดงไฟล์ และแสดงรายละเอียดและข้อมูลของไฟล์ ซึ่งในหน้าต่างนี้เราสามารถเลือกเปิดดูไฟล์ หรือดาวน์โหลดไฟล์มาเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ได้

• ส่วนที่ 3  เป็นส่วนแสดงรายละเอียดไฟล์ : ในหน้าต่างด้านขวามือนี้ เราสามารถดูรายละเอียดของไฟล์ โดยที่เราต้องทำการคลิกเลือกไฟล์ก่อนข้อมูลรายละเอียดจึงจะถูกแสดงออกมา และเป็นหน้าต่างสำหรับแสดงกิจกรรมหรือประวัติในการจัดการไฟล์

• ส่วนที่ 4  เป็นส่วนของการเปลี่ยนมุมมองการแสดงผล: เป็นส่วนสำหรับเปลี่ยนมุมมองการแสดงผลของหน้าเว็บ หรือการเรียงลำดับไฟล์

• ส่วนที่ 5  เป็นส่วนของการตั้งค่า : เราสามารถตั้งค่า Google Drive ได้จากปุ่มเครื่องมือนี้

• ส่วนที่ 6  เป็นส่วนแถบสถานะ : แถบนี้จะเป็นการแสดงข้อมูลในการจัดเก็บไฟล์ ข้อมูลความจุที่เหลืออยู่ในปัจจุบัน

วิธีสร้าง Folder สำหรับจัดเก็บไฟล์

วิธีการสร้าง Folder สำหรับเก็บไฟล์เอกสารนั้น สามารถทำได้ 2 ช่องทางดังนี้

• ช่องทางที่ 1 ไปที่เมนูด้านซ้ายมือคลิกที่ “ใหม่ -> โฟลเดอร์ “

• ช่องทางที่ 2 คลิกขวาที่หน้าต่างแสดงไฟล์เลือกที่ “โฟลเดอร์ใหม่” 

• ตั้งชื่อโฟลเดอร์ใหม่ จากนั้นกด “สร้าง” 

• เมื่อสร้างเส็จแล้ว โฟลเดอร์ที่ถูกสร้างจะปรากฏในหน้าต่างแสดงแสดงไฟล์ และส่วนของการจัดการไฟล์

วิธีอัพโหลดไฟล์ขึ้นบน Google Drive

ขั้นตอนนี้ผมจะมาสาธิตวิธีการอัพโหลดไฟล์ขึ้นบน Google Drive ทั้งแบบไฟล์เดียว และแบบเลือกทั้งโฟลเดอร์ การอัพโหลดไฟล์สามารถเลือกได้ 2 ช่องทางเช่นเดียวกันกับวิธีสร้างโฟลเดอร์

อัพโหลดแบบเลือกไฟล์

ช่องทางที่ 1 ไปที่เมนูด้านซ้ายมือคลิกที่ “ใหม่ -> อัพโหลดไฟล์”

ช่องทางที่ 2 คลิกขวาที่หน้าต่างแสดงไฟล์เลือกที่ “อัพโหลดไฟล์” 

อัพโหลดแบบโฟลเดอร์

ช่องทางที่ 1 ไปที่เมนูด้านซ้ายมือคลิกที่ “ใหม่ -> อัพโหลดโฟลเดอร์”

ช่องทางที่ 2 คลิกขวาที่หน้าต่างแสดงไฟล์เลือกที่ “อัพโหลดโฟลเดอร์”

• การอัพโหลดไฟล์ ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้มากกว่า 1 ไฟล์โดยการคลุมดำหรือ กด CTRL+คลิกเลือกไฟล์

• การอัพโหลดแบบโฟลเดอร์ หากผู้ใช้งานต้องการอัพโหลดไฟล์ทั้งหมดที่อยู่ในโฟลเดอร์ของเครื่องคอมพิวเตอร์

• เมื่อเริ่มทำการอัพโหลดไฟล์ จะมีหน้าต่างๆเล็กด้านมุมขวาล่างขึ้นมาปรากฏ หากต้องการยกเลิกการอัพโหลดให้คลิกที่ “ยกเลิก”

วิธีการแชร์ไฟล์ให้กับผู้อื่นได้ใช้งานร่วมกัน

วิธีการนี้เป็นวิธีการแชร์ไฟล์บน Google Drive ให้สามารถใช้งานร่วมกันได้ ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มลบแก้ไข หรือแม้กระทั่งการกำหนดสิทธิ์ให้ผู้ใช้งานท่านอื่นสามารถเข้าไปดูและดาวน์โหลดได้อย่างเดียวเท่านั้น แต่เพิ่มลบ แก้ไขไม่ได้

ในตัวอย่างการแชร์ไฟล์ ผมจะแชร์โฟลเดอร์ที่ได้สร้างขึ้นมาใหม่ ที่ชื่อว่า “โฟลเดอร์ใหม่” และอัพโหลดไฟล์แบบโฟลเดอร์ชื่อว่า “user”  ในขั้นตอนก่อนหน้านี้ เพื่อแชร์ไปให้กับเพื่อนร่วมงาม ซึ่งการแชร์ไฟล์จะมีอยู่ 2 วิธีคือ การแชร์ไฟล์กรอกแบบ E-mail (เหมาะสำหรับระบุเจาะจงคนรับ) และการแชร์ไฟล์แบบแชร์ลิงก์(เหมาะสำหรับการแชร์แบบไม่เจาะจงผู้รับหรือแชร์แบบเปิดเผย)

การแชร์ไฟล์แบบกรอก E-mail

•  อันดับแรกให้คลิกเลือกโฟลเดอร์หรือไฟล์ ที่ต้องการจะแชร์ให้กับเพื่อนๆ(ตัวอย่างคลิกแชร์โฟลเดอร์) จากนั้นคลิกขวา -> แชร์ หรือคลิกที่ icon รูปคนด้านขวามือ

• หลังจากคลิกปุ่มแชร์ จะปรากฏหน้าต่าง“แชร์กับคนอื่น”แสดงขึ้นมา ให้เรากรอกอีเมล์ของผู้ที่จะต้องการแชร์ข้อมูลให้ และทำการกำหนดสิทธิ์การใช้งานไฟล์ที่ถูกแชร์
  • แก้ไขได้ : ผู้อื่นสามารถแก้ไขไฟล์ เพิ่มลบ และดาวน์โหลดไฟล์ในโฟลเดอร์ที่ถูกแชร์ได้
  • ดูได้ : ผู้อื่นสามารถเปิดดูไฟล์ที่ถูกแชร์ให้และสามารถดาวน์โหลดได้
• เมื่อกรอก E-mail และกำหนดสิทธิ์เรียบร้อยแล้วให้คลิกที่ “ส่ง” เพื่อเริ่มแชร์ไฟล์

•  ทางฝั่งผู้รับหรือผู้ที่แชร์ไฟล์ร่วมกับเรา โฟลเดอร์ที่ถูกแชร์นั้นจะปรากฏอยู่ในส่วนของเมนูชื่อ “ขาเข้า” เมื่อคลิกที่เมนูจะปรากฏโฟลเดอร์ที่เราได้แชร์ออกไป

การแชร์ไฟล์แบบแชร์ลิงก์

• แชร์ลิงก์แบบปิด : ผู้รับลิงก์ที่จะมาแชร์ไฟล์กับเรานั้นต้องมีบัญชีของ Google และ Log in เข้าสู่ระบบเรียบร้อยแล้ว จากนั้นให้เรา Copy ลิ้งและส่งไปให้กับผู้รับลิงก์ที่เราต้องการจะแชร์ไฟล์ให้

• หลังจากได้ผู้รับได้รับแชร์ลิงก์แบบปิด ผู้รับลิงก์จะต้องส่งคำร้องขอสิทธิ์อนุญาตในการใช้งาน และคลิก “Requset Access” เพื่อส่งคำขอกลับให้ผู้ส่งได้อนุมัติสิทธิ์โดยการแชร์ไฟล์โดยเพิ่ม E-mail ผู้รับลิงก์ในช่องแชร์ไฟล์

• แชร์ลิงก์แบบเปิด(ทุกคน) : ผู้รับลิงก์ไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Gmail และไม่ต้องขอสิทธิ์อนุญาตก่อนการใช้งาน จากนั้นให้ผู้ส่งเลือกการแชร์แบบ “ทุกคนที่มีลิงก์” ส่วนจะสามารถแก้ไข้ หรือ สามารถดู นั้นก็อยู่ที่ผู้ส่งจะกำหนดสิทธิ์ให้กับผู้รับแบบไหน

• หลังจากกำหนดเสร็จ ให้ผู้ส่งทำการ Copy และส่งลิงก์ให้กับผู้รับโดยที่ผู้รับไม่จำเป็นต้อง Log in เข้าสู่บัญชีของ Google  ก็สามารถเข้าไปเพิ่มลบ แก้ไข ดาวน์โหลดลงเครื่องคอมพิวเตอร์ของตัวเองได้

วิธีการกำหนดสิทธิ์ในใช้งานแชร์ไฟล์

• ให้คลิกขวาที่ไฟล์ที่ถูกแชร์ หรือไฟล์ที่ต้องการปรับเปลี่ยนสิทธิ์ในการใช้งาน จากนั้นเลือกที่ “แชร์”
• จากนั้นคลิกที่ “แชร์กับอีก 1 คน” (1 คนเนื่องจากไฟล์ถูกแชร์ไปเพียงแค่ 1 คน)

• ในหน้าต่างตั้งค่าการแชร์จะปรากฏอีเมล์ของผู้ที่แชร์ไฟล์ที่ใช่งานร่วมกัน เราสามารถปรับเปลี่ยนสิทธิ์การใช้งานในช่องด้านหลังของ E-mail  ได้ตามต้องการเมื่อทำการปรับเปลี่ยนเรียบร้อยแล้วให้คลิกที่ “เสร็จสิ้น” เพื่อบันทึก

เพียงเท่านี้ ไฟล์ที่งานที่อยู่ใน Google Drive ของเรา ก็จะถูกแชร์ไปยัง Google Drive ของเพื่อนได้ง่ายๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน…

• Facebook
• Line

แสดงความคิดเห็น

ความเห็นทั้งหมด